Οι βασικοί στόχοι του Συστήματος Ποιότητας είναι:
- Υλοποίηση των έργων που αναλαμβάνει η εταιρεία , σύμφωνα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών της.
- Εκπλήρωση όλων των νομοθετικών και κανονιστικών απαιτήσεων σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρείας.
- εκπλήρωση των υποχρεώσεων της εταιρείας , όπως αυτά ορίζονται στις σχετικές συμβάσεις.
- Συνεχής παρακολούθηση και τον έλεγχο της υλοποίησης των έργων , από το αρχικό στάδιο του σχεδιασμού ( ή του σχεδίου εφαρμογής , αν το σχέδιο δεν περιλαμβάνεται στη σύμβαση) μέχρι την ολοκλήρωση και παράδοση του στον πελάτη.
- Συνεχής βελτίωση της λειτουργίας του συστήματος ποιότητας που εφαρμόζει η εταιρεία, προκειμένου να αυξηθεί η ικανοποίηση του πελάτη
Η επίτευξη των παραπάνω στόχων καθορίζεται μέσα από τις βασικές διεργασίες του Συστήματος Ποιότητας που καθορίζουν ενέργειες, όπως:
- Η συνεχής παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας και καταλληλόλητας του συστήματος μέσω μιας ετήσιας αναθεώρησης από τη Διοίκηση , εσωτερικές επιθεωρήσεις , κ.λπ.
- Εξασφάλιση των πόρων που απαιτούνται για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος.
- Σαφής καθορισμός των απαιτήσεων του πελάτη.
- Η συνεχής παρακολούθηση της απόδοσης προμηθευτή.
- Συνεχής εκπαίδευση του προσωπικού.
- Τεκμηριωμένη και τη συνεχή παρακολούθηση και μέτρηση του επιπέδου ικανοποίησης των πελατών.
- Καλά τεκμηριωμένη αναζήτηση των αιτίων και αδυναμιών που εμφανίζονται , έτσι ώστε να λαμβάνονται τα απαραίτητα διορθωτικά και προληπτικά μέτρα για την αποφυγή της εκ νέου εμφάνισης τους.
Η συνολική εφαρμογή των αρχών του συστήματος εξασφαλίζεται μέσα από τη συνεχή παροχή πληροφόρησης και κατάρτισης του προσωπικού σε όλα τα επίπεδα με κύριο σκοπό τη δημιουργία σχετικής ευαισθητοποίησης όσον αφορά τους στόχους και τη φιλοσοφία του συστήματος.
ΑΠΟΠΕΡΑΤΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ
ΕΥΘΥΝΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
Η δέσμευση της Διοίκησης σε σχέση με την ποιότητα των έργων που υλοποιούνται εκφράζεται μέσω του συστήματος ποιότητας που εγκρίνει και αναθεωρεί. Πιο συγκεκριμένα, βασικός πυρήνας της ποιότητας συστήματος αφορά τα ακόλουθα θέματα:
- τη δέσμευση της διοίκησης και το όραμα της ποιότητας των έργων και της συνολικής λειτουργίας της εταιρείας
- το αντικείμενο και τους στόχους του συστήματος
- το συσχετισμό των στόχων με τις προσδοκίες των πελατών
- Το πλαίσιο εφαρμογής και αναθεώρηση του
- την εξασφάλιση των αναγκαίων πόρων
- Το διορισμό ενός Εκπρόσωπου Διαχείρισης για θέματα ποιότητας
Η πολιτική ποιότητας μεταφέρεται στους εργαζόμενους της εταιρείας μέσα από ενέργειες, όπως:
- Εκπαίδευση / πληροφορίες σχετικά με τις αρχές και τους στόχους του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας
- Διανομή των εγγράφων του συστήματος (στο βαθμό που απαιτείται)
- Αναρτημένες Ανακοινώσεις στους χώρους της εταιρείας
Η οργανωτική δομή της εταιρείας απεικονίζεται στο οργανόγραμμα που δείχνει την οριζόντια και κάθετη επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και των αντίστοιχων δραστηριοτήτων τους , καθώς και τις αντίστοιχες περιγραφές των θέσεων εργασίας τους.
Μία φορά το χρόνο και όποτε απαιτείται, η Διοίκηση αναθεωρεί την πολιτική Ποιότητας.
Τα θέματα που αξιολογούνται αφορούν κυρίως:
- Ευρήματα εσωτερικού ελέγχου
- Αποτελέσματα μέτρησης ικανοποίησης πελατών
- Παρακολούθηση δεικτών ποιότητας και στόχων
- Επεξεργασία αποτελεσμάτων διορθωτικών και προληπτικών μέτρων
- Αποτελεσματικότητα της εφαρμογής του συστήματος
- Προτάσεις για βελτίωση
ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΔΟΜΗ
Η δομή του Συστήματος Ποιότητας της εταιρείας βασίζεται στη θεμελιώδη αρχή της ποιότητας "πυραμίδα", σύμφωνα με την οποία το σύστημα αποτελείται από το γενικό εγχειρίδιο, την περιγραφή των διαδικασιών / διεργασιών , οδηγίες σχετικά με τα καθήκοντα (όποτε απαιτείται) και τα απαραίτητα έντυπα και αρχεία.
Όλες οι τεκμηριωμένες διαδικασίες / διεργασίες που απεικονίζονται στον πίνακα Ι του παραρτήματος (§5) σε αυτό το εγχειρίδιο.
Το γενικό πλαίσιο των διαδικασιών της εταιρείας απεικονίζεται στο πλήρες διάγραμμα διεργασιών ( Παράρτημα Ι) στον οποίο φαίνονται τα ακόλουθα:
- διεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων
- Διαδικασία αλληλεπίδρασης
- κρίσιμα ζητήματα ποιότητας ανά διαδικασία (ποιοτικοί στόχοι)
Όσον αφορά τη διαχείριση, σε σχέση με τη διαδικασία του συστήματος καθορίζεται και τεκμηριώνεται στα ακόλουθα θέματα:
- Έκδοση και επανεξέταση των εγγράφων
- Κωδικοποίηση των εγγράφων
- Διανομή εγγράφων
- τήρηση αρχείου
- Διαχείριση των Εξωτερικών Έγγραφων που αφορούν τις εσωτερικές λειτουργίες της εταιρίας.
Το Συστήμα Ποιότητας της εταιρείας είναι σε συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001: 2008
ΣΥΝΕΧΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ
Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας που εφαρμόζει η Εταιρία περιλαμβάνει μια διαδικασία μέσω της οποίας αναγνωρίζεται μια σειρά δράσεων για τον εντοπισμό και την ανάδειξη των προβλημάτων και την επίλυσή τους με κύριο στόχο την αποφυγή της επανεμφάνισης τους.
Η βασική πηγή πληροφοριών μπορεί να είναι τα εξής:
- ευρήματα Εσωτερικού Ελέγχου
- Προβλήματα που έχουν καταγραφεί από το προσωπικό
- Προτάσεις για βελτίωση
- Παράπονα πελατών
- Στατιστική επεξεργασία των διαφόρων δεικτών
- Η μέτρηση του επιπέδου ικανοποίησης των πελατών, κ.λπ.
Τα κύρια μέτρα που λαμβάνονται για την επίτευξη βελτίωσης περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- καταγραφή προβλημάτων / προτάσεις
- αξιολόγηση των λόγων εμφάνισης / εναλλακτικών επιλογών , με τη συμμετοχή όλων των εμπλεκόμενων
- Αναζήτηση , καθορισμός λύσεων - άμεσων ή / και μακροπρόθεσμων
- Ορισμός χρονοδιαγράμματος εφαρμογής των μέτρων βελτίωσης
- Παρακολούθηση της εφαρμογής χρονοδιαγράμματος.
- Αξιολόγηση αποτελεσματικότητας μέτρων
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ
Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι το βασικό εργαλείο για την επιθεώρηση της αποτελεσματικότητας του Συστήματος Ποιότητας.
Η διεξαγωγή εσωτερικών ελέγχων έχει ως στόχο να:
- ελέγχει τη συμμόρφωση με συγκεκριμένες απαιτήσεις του συστήματος
- ελέγχει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001 : 2008 και της σχετικής νομοθεσίας
- ελέγχει την αποτελεσματική εφαρμογή και την τήρηση του συστήματος
Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να διεξαχθεί από:
- Εξωτερικούς ελεγκτές
- Την ομάδα εσωτερικού ελέγχου η οποία στελεχώνεται από ειδικά εκπαιδευμένο προσωπικό
Η συχνότητα των εσωτερικών ελέγχων καθορίζεται σε ετήσια βάση κατά τη διάρκεια της αναθεώρησης του συστήματος και έχει εγκριθεί από τη Διοίκηση. Τα ευρήματα του εσωτερικού ελέγχου είναι , επίσης, τα αντικείμενα της συζήτησης και έρευνας κατά τη διάρκεια της επανεξέτασης του συστήματος , ενώ ενεργοποιείται των διορθωτικών και προληπτικών μέτρων.
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ικανοποίηση των εργαζομένων σε σχέση με τα καθήκοντα , τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες τους ,η TRITON ACT εκτελεί μια σειρά από ενέργειες οι οποίες απεικονίζονται στη σχετική διαδικασία.
Αυτές οι ενέργειες αφορούν κυρίως τα κάτωθι:
- διερεύνηση των αναγκών εκπαίδευσης του προσωπικού
- καθορισμός της απαιτούμενης εκπαίδευσης (εσωτερική και / ή εξωτερική) όπως αναγράφεται στα προγράμματα κατάρτισης
- διεξαγωγή και την καταγραφή προγραμμάτων κατάρτισης
- αξιολόγηση εκπαιδεύσεων που έχουν διεξαχθεί
- αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των προγραμμάτων εκπαίδευσης που έχουν διεξαχθεί
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ
Το σύστημα που εφαρμόζεται περιλαμβάνει μια διαδικασία, η οποία έχει ως στόχο να καθορίσει και να εξασφαλίσει τη μεθοδολογία σύμφωνα με την οποία:
- Καθορίζονται οι μέθοδοι επικοινωνίας της εταιρείας προς τους πελάτες της
- προετοιμάζονται οι προσφορές στους πελάτες και αποστέλλονται για έγκριση
- Οι συμβάσεις έργου συντάσσονται, εξετάζονται και υπογράφονται
- Γίνονται τροποποιήσεις σύμβασης , όταν είναι απαραίτητο
- Λαμβάνονται μέτρα από την εταιρεία σε περίπτωση που οι υπηρεσίες δεν συμμορφώνονται (όσον αφορά τη μη συμμόρφωση για τις προθεσμίες, τους προϋπολογισμούς ή την ποιότητα)
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ
Η εταιρεία διασφαλίζει ότι η προμήθεια των απαραίτητων συστατικών (για τη λειτουργία της εταιρείας και την υλοποίηση των έργων) ελέγχεται.
Η διαδικασία των προμηθειών γίνεται σε δύο βασικά στάδια που έχουν ως στόχο να εξασφαλιστεί η προμήθεια των προϊόντων ή / και υπηρεσιών που ευθυγραμμίζονται με τις απαιτήσεις της εταιρείας και τη νομοθεσία (όπου είναι εφικτό). Αυτά τα στάδια έχουν ως εξής:
- Καταγραφή της διαδικασίας ανάθεσης / προμηθειών
- Αξιολόγηση των προμηθευτών
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΓΟΡΩΝ
Οι σχετικές προδιαγραφές έχουν οριστεί για όλες τις προμήθειες, ανάλογα με την κρισιμότητα του υλικού που πρόκειται να αγοραστεί: Προκειμένου να εξασφαλιστεί η προμήθεια των επιθυμητών προϊόντων, μια δομημένη διαδικασία ακολουθείται, σύμφωνα με την οποία καθορίζονται τα ακόλουθα:
- η μεθοδολογία αναγνώρισης αναγκών (προμηθειών)
- ο υπεύθυνος για το συντονισμό της προμήθειας διαφόρων ειδών
- η διαδικασία διενέργειας προμηθειών
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΑΓΟΡΩΝ
Προκειμένου να διασφαλιστεί η καταλληλόλητα των προμηθευτών, ανάλογα με την κρισιμότητα του αντίστοιχου υλικού που πρόκειται να αγοραστεί, ακολουθείται μια διαδικασία σύμφωνα με την οποία ορίζονται οι κανόνες και τα κριτήρια τόσο για νέους προμηθευτές όσο και για την παρακολούθηση της πορείας των υφιστάμενων προμηθευτών.
Συνοπτικά, τα βήματα που ακολουθούνται για την αξιολόγηση των προμηθειών είναι τα εξής:
- Αξιολόγηση κάθε νέου προμηθευτή
- Ένταξη στον κατάλογο των εγκεκριμένων προμηθευτών
- Παρακολούθηση της πορείας της συνεργασίας (επαναξιολόγηση)
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΩΝ
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ
Το ηλεκτρομηχανολογικό τμήμα της εταιρείας και το τμήμα του αρχιτεκτονικού σχεδιασμού αναλαμβάνουν το σχεδιασμό και την κατασκευή τους.
Kατά τον σχεδιασμό λαμβάνονται υπόψη τα ακόλουθα:
- Oι απαιτήσεις του πελάτη
- Οι νομοθετικές απαιτήσεις που ισχύουν
Τα σχέδια (αρχικά, όπως τροποποιήθηκαν, τελικά) κωδικοποιούνται και κατατίθεται για να εξασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα.
PROJECT MANAGEMENT
Οι διαδικασίες διαχείρισης του έργου της εταιρείας είναι συγκεκριμένες και έχουν καταγραφεί . Η μεθοδολογία υλοποίησης του έργου βασίζεται στην ισχύουσα νομοθεσία και σε σχέδια που πραγματοποιούνται από την εταιρεία ή τον πελάτη.
Η εταιρεία έχει εγκαταστήσει και εφαρμόζει μια διαδικασία με την οποία καθορίζεται η μεθοδολογία υλοποίησης των ακόλουθων:
- το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης ( σχέδιο ποιότητας του έργου )
- κατασκευαστικά σχέδια
- χρονοδιαγράμματα εργασίας σε εργοτάξια
- Τροποποιήσεις στο προδιαγραφές του έργου
- την εποπτεία του έργου και την ολοκλήρωση
Όλες οι φάσεις του έργου τεκμηριώνονται με τη χρήση των αντίστοιχων εντύπων / εγγράφων , τα οποία αρχειοθετούνται με έναν ελεγχόμενο τρόπο για να εξασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα του έργου.
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΤΑΞΙΟΥ
Τo επιχειρησιακό πλαίσιο της εταιρείας κάθε εργοταξίου είναι σαφώς καθορισμένες. Η μεθοδολογία σύμφωνα με την οποία εκτελούνται τα ακόλουθα, ορίζονται με ακρίβεια στην αντίστοιχη διαδικασία του εφαρμοζόμενου συστήματος ποιότητας:
- Συντονισμός των εργασιών στο εργοτάξιο
- Τεκμηρίωση της εκτέλεσης των εργασιών στο εργοτάξιο
- Διαχείριση των υλικών και του εξοπλισμού (παραλαβή, αποθήκευση, σήμανση)
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ
Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας της εταιρείας περιλαμβάνει μια διαδικασία η οποία απεικονίζει τις ενέργειες που εκτελούνται για τη διαχείριση του μηχανολογικού εξοπλισμού και την επιθεώρηση του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου.
Ο μηχανολογικός εξοπλισμός της εταιρείας καταγράφεται έτσι ώστε η δυνατότητα κάλυψης των αναγκών του έργου και η ανάγκη για την προμήθεια νέου εξοπλισμού να μπορεί να ανιχνευθεί σε κάθε δεδομένη στιγμή.
Η διαθεσιμότητα μηχανολογικού εξοπλισμού εξασφαλίζεται με τη διεξαγωγή ενός τεκμηριωμένου προγράμματος προληπτικής συντήρησης , ενώ οι ζημίες αντιμετωπίζονται με έναν ελεγχόμενο τρόπο.
Η εταιρεία διασφαλίζει την συντήρηση του εξοπλισμού σε καλή κατάσταση είτε βρίσκεται στους χώρους εργασίας ή στο χώρο αποθήκευσης.
Προκειμένου να επιθεωρήσει την εκπλήρωση των προδιαγραφών των έργων που υλοποιούνται , η εταιρεία διασφαλίζει ότι χρησιμοποιείται ο κατάλληλος εξοπλισμός ελέγχου. Ο εξοπλισμός αυτός εξετάζεται σε τακτά χρονικά διαστήματα με τη χρήση τυποποιημένων οργάνων μέτρησης ( πιστοποιημένα από εξωτερικό φορέα ).
Η εσωτερική εξέταση του εξοπλισμού γίνεται από άτομα που διαθέτουν τις κατάλληλες γνώσεις και συνολικά παρακολουθείται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας. Σε περίπτωση που η εταιρεία δεν διαθέτει τον απαραίτητο εξοπλισμό που απαιτείται για τη διενέργεια επιθεωρήσεων, διασφαλίζει τη μίσθωση του κατάλληλου εξοπλισμού με τις αντίστοιχες πιστοποιήσεις.
ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ
Στο πλαίσιο εφαρμογής του συστήματος ποιότητας , η εταιρεία έχει εγκαταστήσει και εφαρμόζει ένα σύστημα για τη διαχείριση του εξοπλισμού σε αδράνεια, για τα αγαθά και υλικά που δεν χρησιμοποιούνται και για εκείνα προς πώληση.
Τα παραπάνω αποθηκεύονται με ελεγχόμενο τρόπο σε κατάλληλους χώρους , όπου ελέγχεται η πρόσβαση. Η αποθήκευση παρακολουθείται με τη χρήση κατάλληλων ηλεκτρονικών αρχείων.
Η κατάσταση των αποθηκευμένων στοιχείων ελέγχεται κατά την εισαγωγή τους στο χώρο αποθήκευσης.
Προκειμένου να διαπιστωθεί η κατάσταση της ποιότητας των στοιχείων, μια συγκεκριμένη μεθοδολογία σήμανσης εφαρμόζεται, η οποία εξασφαλίζει ότι τα μη επιθεωρημένα από τα ακατάλληλα προϊόντα είναι απολύτως διακριτά. Μόνο τα προϊόντα των οποίων έχει ελεγχθεί η ποιότητα κυκλοφορούν και αποστέλλονται στους πελάτες της εταιρείας ή τα εργοτάξια για την ενσωμάτωσή τους στα έργα.
Όλες οι τεκμηριωμένες διαδικασίες / διεργασίες απεικονίζονται στον πίνακα Ι του παραρτήματος ( § 5 ) σε αυτό το εγχειρίδιο.
Το γενικό πλαίσιο των διαδικασιών της εταιρείας απεικονίζεται στο ολοκληρωμένο διάγραμμα διαδικασιών ( Παράρτημα Ι) στο οποίο φαίνονται τα ακόλουθα:
- Διεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων
- Διαδικασία αλληλεπίδρασης
- Κρίσιμα θέματα ποιότητας ανά διεργασία (ποιοτικοί στόχοι)
Όσον αφορά τη διαχείριση των εγγράφων , η σχετική διαδικασία του συστήματος καθορίζεται και τεκμηριώνονται στα ακόλουθα θέματα:
- Έκδοση και επανεξέταση των εγγράφων
- Κωδικοποίηση των εγγράφων
- Διανομή εγγράφων
- Tήρηση αρχείου
- Διαχείριση των Εξωτερικά Έγγραφα που αφορούν τη λειτουργία της εταιρείας γενικότερα.
Ολόκληρο το Συστήμα Ποιότητας της εταιρείας είναι σε συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001: 2008.
